Der Einkauf von Hard- und Software sowie Pflege- und Supportdienstleistungen durch die öffentliche Hand erfolgt zumeist mit den ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Dienstleistungen, den sogenannten EVB-IT. Dies sind Vertragsvorlagen, die den Beschaffern der öffentlichen Hand den Beschaffungsprozess vereinfachen und einheitliche Voraussetzungen für alle möglicherweise interessierten Anbieter auf dem Markt schaffen sollen. Das Problem: Diese Vertragsvorlagen gehen derzeit stets von proprietärer Software aus und adressieren die Beschaffung von Open Source Software bisher nicht.

Bestehende Hürden für die Beschaffung von Open Source Software verringern

Viele Verwaltungen in Bund, Ländern und Kommunen möchten aber Open Source Software oder entsprechende Supportdienstleistungen beschaffen und praktizieren das auch bereits regelmäßig. Eine große Hilfestellung bietet hierbei die von der OSB Alliance herausgegebene, 2015 erstellte und 2018 in der 2. Auflage überarbeitete „Handreichung zur Nutzung der EVB-IT beim Einsatz von Open Source Software“ von Dr. Till Jäger. Die Handreichung gibt Hinweise, wie die jeweiligen Vertragsvorlagen der EVB-IT angepasst werden müssen, damit die Beschaffung von Open Source Software rechtssicher erfolgen kann.

Dennoch berichten einige unserer Mitglieder – insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, dass es in der Beschaffungspraxis immer wieder zu Schwierigkeiten kommt. Das führt dazu, dass Beschaffungsprozesse zum Teil unnötig umständlich und sehr zeit- und ressourcenintensiv werden (weil die Vertragsvorlagen umfangreich angepasst werden müssen) oder dass einzelne Anbieter praktisch vom Vergabeverfahren ausgeschlossen sind, obwohl sie möglicherweise sehr gut auf den Beschaffungsbedarf passende Lösungen im Angebot haben.

Um die aktuell bestehenden Hürden für die Beschaffung von Open Source Software durch die öffentliche Hand zu verringern, überarbeitet die Arbeitsgruppe EVB-IT des IT-Planungsrates nun die EVB-IT Musterverträge. Die AG EVB-IT besteht aus Vertretern von Bund, Ländern und Kommunen unter Vorsitz des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) und der Techniker Krankenkasse (TK).

Erfolgreiche Workshopreihe mit AG EVB-IT, OSB Alliance und BITKOM

Im ersten Schritt wurde eine Workshopreihe mit Vertreterinnen und Vertretern der AG EVB-IT aus Bund, Ländern und Kommunen, der OSB Alliance und dem BITKOM durchgeführt, um vor der Novellierung der EVB-IT zunächst ein gemeinsames Verständnis zu verschiedenen Aspekten von Open Source Software und den vergaberechtlichen Anforderungen herzustellen, die bei öffentlichen Auftragsvergaben eingehalten werden müssen.

In den Workshops wurden zahlreiche Fragen rund um Open Source-Geschäftsmodelle, Lizenzen und die verschiedenen aktuell bestehenden Hürden und Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Open Source Software diskutiert. Die Teilnehmenden tauschten sich sowohl aus Beschaffer- als auch aus Anbietersicht über ihre Erfahrungen bei der Beschaffung von Open Source Software aus. Mitglieder der OSB Alliance aus der Working Group Beschaffung gaben regelmäßig Einblicke in ihren Geschäftsalltag und in unterschiedliche Praxisbeispiele und Experten zu Spezialthemen wie beispielsweise Lizenzfragen gaben weitere wertvolle Impulse.

Die diskutierten Themen waren unter anderem:

  • Unterschiedliche Geschäftsmodelle bei der Beschaffung von Open Source Software
  • Open Source in der Praxis: Umgang mit Softwareassets und eine genauere Analyse, was in der Software steckt – auch unter IT-Security-Gesichtspunkten (Betriebssicherheit, Umgang mit Sicherheitslücken, Umgang mit eingebauten Hintertüren)
  • Nutzungsrechte, Lizenzbedingungen und rechtliche Anforderungen aus juristischer Perspektive
  • Software Bill of Materials (SBOM): Liste der Softwarebestandteile und die Umsetzung einer SBOM aus technischer und rechtlicher Perspektive
  • Praktische Erfahrungen und Probleme von KMUs bei der Verwendung von EVB-IT
  • IT-Sicherheit insbesondere im Kontext der Softwarepflege

Gegenseitiges Verständnis als Grundlage für die nächsten Schritte

Die Workshopreihe, die einen guten und regelmäßigen Austausch zwischen verschiedenen Akteuren aus der Software-Beschaffung ermöglicht hat und die sehr fruchtbar für alle Seiten war, ist nun abgeschlossen. Hiermit ist jetzt die Grundlage für die Novellierung der EVB-IT-Vertragsvorlagen gelegt. Es besteht Einigkeit darüber, den Dialog in neuen Formaten auch weiterhin aufrecht zu erhalten.

Damit die Beschaffung von Open Source Software durch die öffentliche Hand zukünftig für alle Seiten so niedrigschwellig und problemlos wie möglich ist, stehen wir als OSB Alliance auch weiterhin als Ansprechpartner bereit und stellen unsere Erfahrungen und Vorschläge für die Überarbeitung der EVB-IT gerne zur Verfügung.