Die Koordination und Zusammenarbeit in räumlich teilweise stark getrennten Teams und besonders hohe Sicherheits- und Datenschutzanforderungen stellten die Menschenrechtsorganisation Sea-Watch vor besondere Herausforderungen bei der Gestaltung ihrer IT-Infrastruktur. Darüber hinaus ist es für Non-Profit-Organisationen immer wichtig, Abhängigkeiten von großen proprietären Herstellern möglichst zu minimieren. Mit einem konsequenten Open-Source-Ansatz realisierte Sea-Watch die Implementierung einer individuellen Office-Lösung, die bei der gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Team maximale Flexibilität garantiert.

Die Arbeit von gemeinnützigen Vereinen & NGOs erfordert häufig ein hohes Maß an Koordination zwischen allen Beteiligten. Besonders Organisationen, die humanitäre Hilfe leisten, sind zudem auf nahtlose Zusammenarbeit ihrer Mitglieder über große Entfernungen angewiesen: Nicht selten sind Hauptsitz und tatsächliche Einsatzgebiete von Mitarbeitern und Freiwilligen hunderte Kilometer voneinander entfernt. Cloud-Lösungen kommt hierbei eine besondere Bedeutung zu. Dazu gehören auch Office-Lösungen, welche die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten für alle Teammitglieder orts- und zeitunabhängig zulassen. Die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit und ohne Versionskonflikte ist ein wesentlicher Faktor für die erfolgreiche Arbeit bei starker räumlicher Trennung. Doch sind es nicht nur reibungslose Arbeitsabläufe, die Office-Lösungen in einem solchen Fall erfüllen müssen. In der Regel arbeiten humanitäre- und Menschenrechtsorganisationen täglich mit sensiblen Daten und müssen daher besonders hohe Anforderungen an die Sicherheit und den Datenschutz von Cloud-Lösungen stellen. Kurz gesagt: Die Wahl einer passenden Office-Lösungen gestaltet sich für NGOs alles andere als einfach.

Weltweites Engagement zur Rettung von Menschenleben

Vor dieser Herausforderung stand auch Sea-Watch e.V. Die gemeinnützige Initiative mit Hauptsitz in Berlin setzt sich für Seenotrettung und sichere Fluchtrouten am Mittelmeer ein. Bereits seit 2015 leistet die Organisation akute Nothilfe durch zivile Seenotrettung, forciert Rettungseinsätze durch zuständige europäische Institutionen und steht öffentlich für legale Fluchtwege, Freizügigkeit und ein solidarisches Europa ein.

Mit einem Team aus rund 90 haupt- sowie 400 ehrenamtlichen Aktivist:innen war Sea-Watch bereits an der Rettung von über 38.000 Menschenleben beteiligt. Seit 2017 betreibt die Organisation zudem zusammen mit der NGO “Humanitarian Pilots Initiative” Aufklärungsmissionen mit Kleinflugzeugen über dem Mittelmeer, um Menschenrechtsverstöße durch europäische Staaten und die EU-Behörde FRONTEX zu dokumentieren und Seenotfälle an Rettungsleitstellen und Schiffen in der Umgebung zu melden.

Hohe Datenschutzanforderungen erschweren Einsatz proprietärer Software

Die Fülle an verantwortungsvollen Aufgaben und die Größe des Teams verlangen in besonderem Maße reibungslose Zusammenarbeit über große Entfernung hinweg. In der Vergangenheit setzte Sea-Watch dazu auf eine Vielzahl kostenloser Cloud-Dienste, um die Koordination im Team und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien zu bewerkstelligen. Im Zuge des Wachstums wuchs jedoch das Bedürfnis nach der Etablierung professioneller Strukturen.

Die besonders hohen Ansprüche von Sea-Watch an Sicherheit und Datenschutz grenzten zudem die Auswahl möglicher Anbieter für eine geeignete Infrastruktur ein. Proprietäre SaaS-Lösungen lassen Anwendern oft wenig Flexibilität bei der Wahl des Datenspeicherortes, so dass diese oft keine Möglichkeit haben, Daten auf eigenen Servern zu speichern und zu verarbeiten. Dies führt einerseits zu deutlichen Einschränkungen hinsichtlich Datenschutz und -souveränität, bringt andererseits auch einen Verlust an Flexibilität.

Dem Open-Source-Gedanken verpflichtet

Um beim Thema Hosting ein Maximum an Freiheit zu haben, setzte das Team von Sea-Watch beim Aufbau seiner IT-Infrastruktur fast ausschließlich auf selbst gehostete Systeme. Der community-basierte Ansatz von Open-Source-Software passt dabei besonders gut zur Philosophie der Organisation:

Sea-Watch sieht sich als Humanitäre- und Menschenrechtsorganisation auch dem Open-Source-Gedanken verpflichtet: So verwendet die Organisation beispielsweise als interne Cloud statt proprietären Plattform die quelloffene Lösung Nextcloud und baut darauf seine IT-Infrastruktur auf. Auch für die Bearbeitung von Dokumenten im Team wurde die Organisation in der Open-Source-Community fündig. Dazu setzt das Team von Sea-Watch auf die Office-Suite ONLYOFFICE. Die Verzahnbarkeit von Nextcloud sowie ONLYOFFICE spielten bei der Wahl eine besonders wichtige Rolle: so lässt sich die Office-Lösung direkt in die Cloud integrieren und kann dort zentral verwaltet werden, wodurch der Betrieb für das Sea-Watch-Team deutlich erleichtert wird.

Um den Mitgliedern der Organisation auf der ganzen Welt die Zusammenarbeit vor allem an Dokumenten möglichst einfach zu gestalten, war auch die Usability ein wichtiger Faktor: die Office-Suite lässt sich problemlos im Browser oder auch als Desktop-Variante verwenden und schafft durch die Benutzeroberfläche, die an gängige Office-Lösungen angelehnt ist, ein vertrautes Umfeld für Nutzer. Dadurch sind keine speziellen Skills im Umgang mit der Lösung notwendig. Zusätzlich stellt Sea-Watch sich als Menschenrechtsorganisation besonders hohe Sicherheits- und Datenschutzanforderungen, welche dementsprechend auch an ONLYOFFICE gestellt wurden. Das umfassende Rechte- und Freigabemanagement geht hier deutlich über den Funktionsumfang klassischer Cloud-Office-Lösungen hinaus.

Einfaches Setup trotz hoher Komplexität

Aus technischer Sicht betreibt Sea-Watch ONLYOFFICE zu Verwaltung von Projekten direkt aus der eigenen Nextcloud heraus, was durch die Integration ohne zusätzliche Arbeitschritte oder manuelle Installationen möglich war. Darüber hinaus können die Mitarbeiter der Organisation die Office-Anwendungen als lokal installiertes Paket verwenden.

Die Office-Anwendungen haben sich innerhalb von Sea-Watch bereits vollständig durchgesetzt. Die Organisation benennt vor allem die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten und Tabellen durch mehrere Personen als eine der nützlichsten Funktionen. Dazu gehören weitere Kollaborationsfunktionen, welche die Abstimmung im Team ermöglichen, wie die Kommentarfunktion sowie die Versionierung der einzelnen Dokumente. Der Tabelleneditor findet zudem Anwendung zur Abbildung intelligenter Tabellen und Projekte.

Open Source und NGOs: Eine ideale Kombination

Sea-Watch hebt darüber hinaus die Fähigkeit von ONLYOFFICE hervor, sich flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen zu können – in der Folge hat sich die Office-Anwendung innerhalb der Organisation als vollwertige quelloffene Office-Alternative etabliert. Sea-Watch hat sich so als NGO einen komplett unabhängigen Software-Stack geschaffen, mit dem die Administratoren den Datenschutz, den Speicherort und alle weiteren Facetten einer souveränen IT komplett selbst bestimmen. Die Seenotretter demonstrieren damit, dass sich NGOs in ihrem operativen Alltag nicht auf den Goodwill von IT-Megakonzernen und deren Angebot für Non-Profit-Organisationen verlassen müssen, sondern dass sie ihr IT-Schicksal dank des heute bestehenden Open-Source-Ökosystems komplett selbst in die Hand nehmen können.