Die Notwendigkeit, sozial auf Abstand zu gehen, zwang bereits viele Arbeitgeber dazu, innerhalb kürzester Zeit funktionierende Arbeitsplätze im Home Office ihrer Angestellten zu realisieren. Der IT-Dienstleister publicplan GmbH unterstützt ab sofort die öffentliche Verwaltung bei dieser Herausforderung. Damit Ministerien, Behörden, Städte und Kommunen in dieser Ausnahmesituation reibungslos weiterarbeiten können, stellt publicplan drei seiner Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit kostenfrei zur Verfügung – und das bis mindestens Ende des Jahres: GovPad ermöglicht es, datenschutzkonform gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Mit dem Messenger GovChat können Teams sicher und geschützt kommunizieren und die Jitsi-Videokonferenz hilft dabei, Besprechungen mit Kollegen durchzuführen. Alle Tools von publicplan basieren auf Open-Source-Software.

„Die Corona-Krise zwingt viele Teams zu schnellen Entscheidungen, wie die Zusammenarbeit gestaltet werden kann. Wir haben festgestellt, dass insbesondere in der öffentlichen Verwaltung häufig ad hoc passende Tools für die Übergangszeit fehlen“, beschreibt Christian Knebel, Geschäftsführer bei publicplan, das aktuelle Problem. „Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, drei unserer digitalen Lösungen für die Kommunikation und Kollaboration uneingeschränkt kostenlos zur Verfügung zu stellen. Damit möchten wir unseren Beitrag dazu leisten, dass Ministerien und Behörden genauso wie Städte und Kommunen in dieser Ausnahmesituation Live-Kollaboration erleben können und produktiv bleiben.“

GovPad: sicher gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Arbeiten die Mitarbeiter im Home Office von vielen verschiedenen Standorten aus, ist die gemeinsame Arbeit an Office-Dokumenten besonders wichtig. Sprechen kann man unkompliziert per Telefon. Die Dokumente jedoch liegen auf dem Server im Büro – die meisten Mitarbeiter haben in der Regel von außen keinen Zugriff darauf. „Viele nutzen Office 365 oder Google Docs. Aus Datenschutzgründen ist das im beruflichen Kontext aber eher riskant. Unsere Lösung GovPad dagegen ermöglicht die vollständig anonyme gemeinsame Arbeit an Dokumenten“, sagt Christian Knebel. https://cryptpad.publicplan.cloud

GovChat: als Team geschützt kommunizieren

Nicht immer ist der Griff zum Telefon die beste Art, mit den Kollegen Kontakt aufzunehmen, denn man reißt sie damit aus ihren eigenen Abläufen heraus. Für schnelle Nachfragen oder Informationen auf dem kurzen Dienstweg zwischen den offiziellen Abstimmungsgesprächen sind Messenger ideal. publicplan hat daher den GovChat mit offener Registrieroption für die freie Nutzung installiert. Um die Nutzer vor Werbung und Belästigungen zu schützen, ist die Registrierung für dieses Tool nur mit einer freigegebenen Mail-Domäne möglich. Für alle Behörden in NRW gibt es einen besonderen Service: Zum Start sind bereits alle E-Mails mit den Endungen nrw.de für eine Selbstregistrierung freigegeben: Behörden, die die Anwendung nutzen möchten, schicken einfach eine Mail an govchat@publicplan.de. Nach einer einfachen Erstregistrierung können die Nutzer dann mit der Cloud-Lösung private Gruppen – etwa für Projektteams – anlegen und mit den Kollegen geschützt kommunizieren. Das Tool bietet noch viele weitere nützliche Funktionen wie einen verschlüsselten 1:1 Chat oder die Möglichkeit, zeitnah miteinander Dateien auszutauschen. https://GovChat.publicplan.cloud

Jitsi-Videokonferenz: schnell Besprechungen im Browser starten

„Ganz besonders in der aktuellen Situation, in der sich die Kollegen aufgrund der Vorgaben zur sozialen Distanzierung nicht mehr persönlich sehen können, bieten sich natürlich Videokonferenzen an. Sicher hilft es auch gegen Gefühle der Isolierung, wenn die Mitarbeiter die ihnen vertrauten Gesichter ab und zu sehen können. Aus diesem Grund stellen wir auch die Jitsi-Videokonferenz für die allgemeine Nutzung zur Verfügung. Das Tool erweitert   unseren Messenger GovChat zur Videokonferenzlösung und basiert auf der freien Software Jitsi“, erklärt Christian Knebel. Jitsi ist eine einfach zu bedienende Lösung, um schnell Videokonferenzen im Browser aufzusetzen. Eine Software muss nicht installiert werden. Wer eine Videokonferenz durchführen möchte, kann diese auf der entsprechenden Website von publicplan direkt anlegen. Die Videotelefonie ist zudem im GovChat fest installiert und kann dort mit einem Klick direkt gestartet werden. https://jitsi.publicplan.cloud

Ressourcen werden an den Bedarf angepasst

Wer die digitalen Tools für eine funktionierende Zusammenarbeit seiner Mitarbeiter einsetzen möchte, muss keine Installation durchführen. Es genügt ein Internetbrowser. Arbeitgeber sollten jedoch darauf achten, dass stets die neueste Version auf dem Laptop der Nutzer installiert ist, um dem aktuellen Sicherheitsniveau zu entsprechen. „Wir bei publicplan sorgen ebenfalls dafür, dass die Tools sicher sind: Die Software läuft in einem deutschen Rechenzentrum, zertifiziert nach ISO 27001, BSI-Grundschutz und ITIL V3. So sind Daten der Nutzer verschlüsselt und sicher. Darüber hinaus überwachen wir permanent die Auslastung, um im Fall von Lastspitzen die Ressourcen zu erhöhen. Denn herkömmliche Lösungen geraten schnell an ihre Grenzen, wenn die Anzahl der Nutzer steigt“, sagt Christian Knebel. „Dennoch gilt bei unseren Lösungen natürlich das Gleiche wie dieser Tage im Supermarkt: Wir möchten alle Benutzer zu einem fairen Verhalten aufrufen. So können wir möglichst vielen die Chance geben, unsere Systeme ohne Einschränkung zu nutzen.“ Sämtliche Daten und Informationen, die die Nutzer der kostenlosen Angebote in den Systemen von publicplan ablegen oder darüber austauschen, können jederzeit exportiert werden.

Links zur Registrierung für die einzelnen Tools

GovPad: https://cryptpad.publicplan.cloud

GovChat: https://GovChat.publicplan.cloud

Jitsi-Videokonferenz: https://jitsi.publicplan.cloud/