Berlin, 23. September 2026 – Es ist 8:00 Uhr an einem normalen Arbeitstag. Doch Mitarbeitende können E-Mails weder abrufen noch versenden, nicht an geplanten Videokonferenzen teilnehmen und keine Dokumente in der Cloud bearbeiten. Darüber hinaus sind Kalender und Adressbücher nicht erreichbar. Innerhalb weniger Minuten wird deutlich: Nicht nur ein einzelner IT-Dienst ist ausgefallen, sondern die gesamte digitale Arbeitsumgebung, in der intern und extern kommuniziert und zusammengearbeitet wird, ist betroffen.
Ob Cyberangriff, technischer Großausfall, Zugriffsentzug oder Lizenzstopp: Das Risiko eines solchen Ausfalls ist keinesfalls theoretisch. Nach Berechnungen des BKA verursachten Cyberangriffe 2025 in der deutschen Wirtschaft Schäden von rund 202,4 Milliarden Euro. Mit 80 Prozent sind kleine und mittlere Unternehmen dabei laut BSI die bevorzugte Zielgruppe.
Europa ist strukturell von außereuropäischen Technologieanbietern abhängig: AWS, Microsoft Azure und Google Cloud halten zusammen etwa 70 Prozent des europäischen Cloud-Infrastrukturmarktes, wie eine Studie des ITRE-Komitees zeigt. Diese Abhängigkeit ist für Unternehmen und Behörden gleichermaßen gefährlich.
So zog etwa der Internationale Strafgerichtshof Konsequenzen und ersetzte Microsoft, nachdem das US-Unternehmen aufgrund von US-Sanktionen gegen seinen Chefankläger und mehrere Richterinnen und Richter deren Zugänge gesperrt hatte. Dem EU-US Data Privacy Framework droht mit dem Urteil des US Supreme Courts im Fall „Trump vs. Slaughter“ der Kollaps.
Diese Entwicklungen zeigen, dass die Frage nicht lautet, ob man betroffen sein wird, sondern wann und wie gut man auf eine solche Situation vorbereitet ist. Ein Blick auf den möglichen Ablauf eines Ausfalls zentraler Kommunikations- und Arbeitswerkzeuge über mehrere Stunden oder gar Tage hinweg zeigt das folgenreiche Ausmaß eines solchen Ernstfalls.
Tag X: Von der technischen Störung zur Kommunikationskrise
In den ersten 30 Minuten herrscht vor allem Unklarheit. Mitarbeitende suchen nach der Ursache, interne Meetings fallen aus und Kunden warten vergeblich auf Gesprächspartner. Beschäftigte im Homeoffice weichen auf private Messenger und Geräte oder andere informelle Kanäle aus, die nicht DSGVO-konform sind und nach außen unprofessionell wirken. Eine zentrale Lagebewertung und eine abgestimmte interne oder externe Kommunikation sind unmöglich.
Nach zwei Stunden ist ein erheblicher Teil der Belegschaft faktisch arbeitsunfähig. Die Informationen fließen nicht mehr, weshalb die Abläufe im Büro und in der Produktion ins Stocken geraten. Führungskräfte und IT-Teams versuchen zu improvisieren. Zugleich stellen sich entscheidende Fragen: Ist der Notfallplan überhaupt erreichbar, wenn er nur im ausgefallenen Primärsystem gespeichert wurde? Und über welchen Kanal kann ein Krisenstab zusammentreten, wenn die gewohnten Kommunikationskanäle nicht funktionieren?
Bis zum Ende des Arbeitstags summieren sich operative und kommunikative Schäden. Aufträge bleiben liegen und Fristen werden verpasst. Mitarbeitende sind verunsichert, Kunden und Partner verlieren Vertrauen. Je länger der Ausfall anhält, desto größer wird das Risiko von Umsatzverlusten und Vertragsbrüchen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten personellen und finanziellen Puffern kann dies schnell existenzbedrohende Auswirkungen haben. Für von NIS-2 betroffene Organisationen kommt zusätzlicher Zeitdruck hinzu, da die Richtlinie bei erheblichen Sicherheitsvorfällen eine Frühwarnung innerhalb von 24 Stunden vorsieht.
Trotz der immensen Schäden, die ein solcher Stillstand mit sich bringt, betrachten viele Organisationen digitale Resilienz noch immer vor allem als Aufgabe der IT-Abteilung. Im Ernstfall zeigt sich jedoch, dass die Kommunikationsfähigkeit über die Handlungsfähigkeit des gesamten Unternehmens entscheidet.
Die Antwort: eine technisch und organisatorisch entkoppelte sekundäre Kommunikationsplattform
Eine sekundäre digitale Kommunikationslösung schafft in diesem Szenario Abhilfe. Sie wird vor einem möglichen Notfall eingerichtet und ist vom primären System komplett unabhängig. Im Krisenfall kann sie unmittelbar aktiviert werden und zentrale Funktionen wie E-Mail, Videokonferenzen, Cloud-Speicher, Office-Anwendungen, Kalender, Adressbuch und Aufgaben bereitstellen.
Entscheidend ist, dass eine solche Umgebung nicht erst während des Ausfalls konfiguriert oder beschafft wird. Mitarbeitende müssen vorab wissen, wie sie Zugang erhalten und welche Prozesse im Ernstfall gelten. Die sekundäre Plattform ist deshalb Teil des Business-Continuity-Managements einer Organisation und die auf ihr hinterlegten Inhalte – wie etwa Notfallpläne – sollten regelmäßig aktualisiert werden. Der BSI-Standard 200-4 verankert eine Notfallplattform als festen Bestandteil eines wirksamen Business-Continuity-Management-Systems.
Business Continuity und digitale Resilienz beginnen entsprechend nicht erst im Ernstfall. Wer seine Organisation vor kostspieligen Ausfallzeiten schützen will, muss unabhängige Strukturen frühzeitig aufbauen. Denn Resilienz zeigt sich dort, wo Organisationen auch im Ausnahmezustand kommunikations- und handlungsfähig bleiben.
Über mailbox
mailbox ist der digitale Arbeitsplatz für sichere Kommunikation und steht für digitale Souveränität aus Deutschland für die Welt. Die mailbox Suite integriert E-Mail, Kalender, Kontakte, Office, Videokonferenzen und Drive in einer intuitiven Lösung, die ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben wird. Mit EVAC bietet mailbox auch eine Business-Continuity-Lösung an.
Als europäischer Anbieter verzichtet mailbox konsequent auf Werbung, Tracking und Datenmonetarisierung und richtet sich an Unternehmen, Behörden, Bildungseinrichtungen, Reseller sowie Privatpersonen mit höchsten Ansprüchen an Datenschutz und digitale Unabhängigkeit. mailbox ist ISO 27001-zertifiziert und BSI C5-testiert.
Hinter mailbox steht die Heinlein Gruppe, die seit über 30 Jahren Experte für freie und sichere Kommunikation ist.
Über die Heinlein Gruppe
Die Heinlein Gruppe mit Sitz in Berlin steht für digitale Souveränität, Datenschutz und Open Source. Unter ihrem Dach vereint sie die Marken Heinlein Support, mailbox, OpenTalk und OpenCloud, die langjährige Expertise in offenen Standards, persönliche Beratung und innovative Lösungen für sichere Kommunikation und unabhängige IT-Infrastruktur bieten. Ob E-Mail-Dienste, Videokonferenzen oder Filemanagement – die Produkte der Heinlein Gruppe sind DSGVO-konform, flexibel einsetzbar und technisch State of the Art. Zusammen mit den Geschäftsbereichen Hosting, Consulting und der Heinlein Akademie deckt die Heinlein Gruppe so das gesamte Spektrum für den Aufbau und Betrieb souveräner und resilienter IT-Infrastrukturen ab.
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