Die quelloffene Cloud-Office-Lösung ONLYOFFICE veröffentlicht die Version 3.1 der Kollaborationslösung ONLYOFFICE DocSpace, die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in sogenannten “Räumen” mit vordefinierten Berechtigungen ermöglicht. Die neue Version liefert über 40 neue Funktionen und Optimierungen – im Fokus stehen drei zentrale Neuerungen: das rollenbasierte Ausfüllen von Formularen in virtuellen Datenräumen (VDRs), ein grundlegend überarbeitetes Gästemanagement für externe Zusammenarbeit sowie wiederverwendbare Raumvorlagen zur Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Weiterhin liefert das Update eine verbesserte Dateiverwaltung, AES-256-Verschlüsselung sowie mehr Optionen wie gebrauchsfertige Webhooks für Entwickler. Damit adressiert DocSpace 3.1 gezielt die Anforderungen von Unternehmen, die komplexe Workflows, flexible Zugriffssteuerung und effiziente Teamarbeit in einer einzigen, sicheren Plattform bündeln möchten.
ONLYOFFICE DocSpace ist auf der offiziellen Website unter https://www.onlyoffice.com/de/docspace.aspx erhältlich.
Alle Neuerungen & Features im Detail:
Rollenbasiertes Ausfüllen von Formularen in virtuellen Datenräumen (VDRs)
Die neueste Version erlaubt das Ausfüllen von Formularen in virtuellen Datenräumen jetzt auf Basis verschiedener Benutzerrollen. Damit lassen sich die Arbeitsabläufe und Freigabeschleifen in Teams auch softwareseitig abbilden. Benutzer können somit Rollen zuweisen und vorgeben, welche Rollen in welchem Schritt an einem Formular mitarbeiten können. Auch den Fortschritt der Bearbeitung zu überwachen und direkt zu erkennen, sobald ein Formular sämtliche notwendigen Schritte durchlaufen hat, ist nun möglich. Dies soll die Effizienz für Teams, die vertrauliche Unterlagen verwalten, deutlich verbessern.
Neues Gästemanagement für externe Zusammenarbeit
Das Gästemanagement wurde grundlegend überarbeitet und bietet Nutzern nun deutlich mehr Kontrolle über den Nutzertyp “Gast” sowie dessen Zugriffsrechte. Neu ist beispielsweise die Möglichkeit, Gäste zwischen Teams zu teilen: so kann zum Beispiel ein externer Mitarbeiter, der als Gast im Raum eines bestimmten Teams mitarbeitet, auch einfach mit einem weiteren Team geteilt werden, um in dessen Raum mitzuarbeiten. Ebenso lassen sich die Zugriffsrechte nun gezielter verwalten und auch die dynamische Änderung von Gastrollen ist möglich.
Raumvorlagen für wiederkehrende Prozesse
Vorhandene Räume lassen sich nun in Vorlagen umwandeln. Damit können Benutzer nun Räume für wiederkehrende Prozesse schneller reproduzieren, da sie die notwendigen Konfigurationen nur einmal vornehmen müssen. Einmal erstellt, sind die Vorlagen über eine eigene Registerkarte im Bereich „Räume“ zugänglich .
Verbesserte Dateiverwaltung und mehr Sicherheit durch Verschlüsselung
PDF-Formulare lassen sich nun direkt über den Dateimanager ohne Umweg über die Räume selbst freigeben. Darüber hinaus bietet das neueste Update die Möglichkeit, bestimmte Dateiversionen zu löschen und passwortgeschützte Dateien flexibler zu verwalten, wenn sie in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden.
Zudem ist ab sofort die Verschlüsselung mit AES-256-Algorithmus für Daten im Ruhezustand in selbst gehosteten Umgebungen verfügbar.
Anpassbare Branding-Optionen
DocSpace 3.1 bietet ab sofort die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche mit dem eigenen Markennamen und generierten textbasierten Logos zu personalisieren und so dem eigenen Erscheinungsbild des Unternehmens anzupassen .
Neue Optionen in den Entwicklertools
Die neueste Version vereinfacht die Entwicklung mit gebrauchsfertigen Webhook-Triggern für wichtige Aktionen wie Benutzererstellung und Dateiverwaltung sowie einer zentralen Ansicht für Administratoren zur Verwaltung von Webhooks. Entwickler können außerdem zwischen HTML-, JavaScript- oder NPM-Einbettung wählen, um die Flexibilität zu erhöhen.
