Die neue Version 10.5 der Open Source Office Suite ONLYOFFICE integriert neue Funktionen, die die Zusammenarbeit zwischen Usern an Dokumenten und Projekten weiter erleichtern. Features wie „User Mentions“ und E-Mail-Vorlagen ermöglichen die Einrichtung schnellerer Workflows. Neu ist auch die Funktion „Smarter Documents“: Wurden Non-Core-Formate wie .odf nach dem Upload in ONLYOFFICE vorher automatisch in ein unterstütztes Format konvertiert, werden User künftig vor der Konvertierung über ein Pop-Up benachrichtigt und im Falle eines geschützten Dokuments zur Eingabe des Dokumentenkennworts aufgefordert. Die Funktion sorgt insgesamt für mehr Transparenz und Sicherheit bei der Zusammenarbeit an Non-Core-Formaten. Enterprise-User profitieren darüber hinaus von einem verbesserten Control Panel, vereinfachter Speicherdienstverwaltung und neuen Benutzer-Autorisierungsoptionen über LDAP. Die Community- und Enterprise-Version von ONLYOFFICE 10.5 stehen ab sofort unter www.onlyoffice.com zum Download bereit.
Neue Kollaborationsfeatures
Wichtigste Neuerung ist die Integration von „User Mentions“ in die Kommentarfunktion. Damit steht Usern eine zusätzliche bequeme Möglichkeit zur Verfügung, andere Personen zu informieren, wenn eine bestimmte Aktion im Dokument von ihnen erwartet wird.
User Mentions lassen sich einfach durch Eingabe von „@“ oder „+“ aktivieren, woraufhin der gewünschte Nutzer aus einer Liste ausgewählt werden kann. Dieser wird dann per Push oder per Mail über die Markierung informiert und erhält automatisch die Berechtigung zur Ansicht des Dokuments. Durch die Funktion werden Revisionsschleifen im Team zusätzlich beschleunigt und ein unkomplizierteres Rechtemanagement ermöglicht.
Mithilfe der „Bookmark“-Funktion können User außerdem spezielle Links für andere erstellen, mit der sie automatisch an eine bestimmte Stelle im Dokument springen können. Dadurch werden Absprachen im Team weiter erleichtert.
Außerdem enthält das Mail-Modul von ONLYOFFICE in der neuen Version einen Vorlagen-Ordner. In diesem können User E-Mail-Vorlagen erstellen und verwalten. Vorlagen können auch aus bestehenden E-Mails generiert werden.
Smarter Documents
Die neue Version 10.5 beinhaltet darüber hinaus neue Funktionen, die ein sichereres und transparenteres Management von Dateien ermöglichen. ONLYOFFICE fasst diese Features unter dem Titel „Smarter Documents“ zusammen.
Sogenannte „Non-Core“-Dokumentformate (wie zum Beispiel .odf), werden beim Upload von ONLYOFFICE automatisch in ein vom System lesbares Format (OOXML) konvertiert. Der Prozess läuft in der neuen Version nun transparenter ab: die Nutzer werden jetzt im Voraus über die Konvertierung benachrichtigt. Zudem gibt es jetzt die Möglichkeit, geschützte Dokumente zu öffnen und zu bearbeiten: Beim Konvertieren solcher Dokumente fordert das System den User nun zur Eingabe des Dokumentenpassworts auf, wodurch sie der Konvertierung explizit zustimmen. Außerdem können alle Mitglieder eines Teams sicher sein, dass auch die anderen User der Konvertierung zugestimmt haben, sobald sie die Datei geöffnet haben. Insgesamt sorgt die „Smarter Documents“-Funktion so für mehr Sicherheit und Transparenz bei der Handhabung von „Non-Core”- Formaten.
Eine weitere Verbesserung in Version 10.5 ist die optimierte Versionsverwaltung: Wenn der Benutzer eine Dateiversion betrachtet, zeigt das Dropdown-Menü nun die gesamte Historie der Datei an.
Von nun an kann außerdem jede Zwischenrevision einer Datei mit Strg+S oder dem Befehl Save gespeichert werden. Benutzer können dies in den Benutzereinstellungen konfigurieren.
Intuitivere Menüführung
Die Projektmanagement-Features wurden überarbeitet und erweitert. Die Menüführung wurde mit neuen Buttons und Aktionen intuitiver gestaltet. Zudem lassen sich sämtliche Tasks mit einem individuellen Status versehen. Mehrere Projekte können nun per Bulk Removal auf einmal entfernt werden. Dadurch läuft das Projektmanagement in ONLYOFFICE leichter und schneller ab.
Weitere Funktionen für Enterprise-User
Für die Nutzer von ONLYOFFICE Enterprise liefert die Version 10.5 neue Funktionen zur Speicherverwaltung im Control Panel. Die Verwaltung von Third-Party-Storages erfolgt ab sofort zentral über einen speziell dafür vorgesehenen Reiter. Auch das Hinzufügen neuer Anbieter ist hierüber möglich.
Ebenso wurden neue Optionen für die Benutzerautorisierung über LDAP hinzugefügt. Administratoren können nun per Login-History in Echtzeit die Logins/Logouts der User einsehen. Auch der Schnellzugriff auf deren Profile ist möglich. Die Nutzerverwaltung für Administratoren ist somit zukünftig schneller und einfacher. Ebenfalls ist es nun möglich, neu zum Portal hinzugefügte Nutzer per E-Mail zu benachrichtigen.
End-to-End-Verschlüsselung mit ONLYOFFICE Desktop Editors v.5.4.2
Die E2E-Verschlüsselungstechnologie von ONLYOFFICE wurde ebenfalls verbessert. Die Funktion wird in der Version 10.5 bereits unterstützt und wurde zusammen mit ONLYOFFICE Desktop Editors v. 5.4.2 veröffentlicht.
