Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat den zweiten Teil ihrer Berichts-Reihe „Open Source in Kommunen“ veröffentlicht. In diesem zweiten Teil geht es um den Aufbau einer Open-Source-Governance. Der Bericht gibt viele wichtige Hinweise, worauf Kommunen bei ihrer Open-Source-Transformation achten sollten, und wie eine Umsetzung aussehen kann. Zudem werden mehrere spannende Praxisbeispiele aus den Kommunen vorgestellt.
Neuer Leitfaden zur Open-Source-Governance in den Kommunen
Der Einsatz von Open Source Software hat in den letzten Jahren für die Kommunen zunehmend strategische Relevanz erlangt. Die Erkenntnis, dass es das politische Ziel sein muss, die öffentliche Hand mit Open Source Software aus der Abhängigkeit von einzelnen Anbietern zu befreien, mündete in zahlreichen Beschlüssen und Projekten, die ein „Nutzungsgebot“ der Verwaltung für Open Source Software und offene Standards beinhalten. Um diesen Beschlüssen gerecht zu werden, sind Kommunalverwaltungen dazu angehalten, ihre IT-Prozesse zunehmend auf Open Source Software umzustellen.
Um diese Umstellung für die Verwaltung zu erleichtern, hat die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) nun den zweiten Teil ihrer Berichts-Reihe „Open Source in Kommunen“ veröffentlicht. Die von Städten, Gemeinden und Kreisen gemeinsam getragene KGSt befasst sich mit der Führung, Steuerung und Organisation der Kommunalverwaltung.
Während der erste Teil der Reihe „Open Source in Kommunen“ aus dem Jahr 2021 ein Grundverständnis für das Thema Open Source Software geschaffen und die Potenziale und Herausforderungen benannt hat, zeigt Teil 2 „Aufbau einer Open-Source-Governance“ konkrete Wege auf, wie die kommunalen Verwaltungen ihre Open-Source-Governance planen und angehen können, um die Nutzung von Open Source Software zu professionalisieren.
Das Open-Source-Ökosystem verstehen
Der Bericht befasst sich zunächst noch einmal mit dem grundlegenden Verständnis für das Open-Source-Ökosystem, zu dem die Verwaltungen auch aktiv beitragen sollten, um eine nachhaltige Entwicklung eigener Open-Source-Software-Produkte und den Erhalt des Ökosystems zu gewährleisten. Dabei erklärt der Bericht die Rolle und den Aufbau von Open-Source-Communities und welche Besonderheiten bei der Entwicklung von Open-Source-Projekten zu berücksichtigen sind.
Der Bericht stellt unterschiedliche Formen der Verwaltung (Governance) dieser öffentlichen Open-Source-Projekte vor, zeigt das Zusammenspiel der Beteiligten von Open-Source-Communities auf und spricht Empfehlungen aus, wie sich kommunale Verwaltungen in die Open-Source-Community einbringen können, damit beauftragte Änderungen und Neuentwicklungen anderen kommunalen Verwaltungen und dem gesamten Open-Source-Ökosystem zugute kommen.
Zentrale Prozesse und Managementfelder
Unter Open-Source-Governance versteht die KGSt die Gesamtheit aller methodischen, konzeptionellen, organisatorischen und technischen Regelungen und Vorgaben, die den Einsatz von Open Source Software und offenen Standards in der Verwaltung fördern.
Die KGSt liefert in ihrem Bericht konkrete Beispiele für die regional unterschiedlichen Regelungen und Gesetze und die getroffenen Maßnahmen und Erfahrungen von Städten, Gemeinden und Ländern, die bereits Pionierarbeit beim Einsatz von Open Source geleistet haben. Dabei werden wichtige Aufgabenfelder der Open-Source-Governance, wie Besonderheiten in Bezug auf Vergabe und Beschaffung, Lizenzmanagement, Informationssicherheit und nicht zuletzt die Verbesserung der Open-Source-Awareness und das Community-Engagement eingehend besprochen.
In dem Bericht werden zur Illustration einige konkrete Praxisbeispiele vorgestellt, wie und mit welchen Maßnahmen große Städte wie München, Berlin und Dortmund, aber auch kleinere Kommunen wie Treuchtlingen, Schmalkalden und Meiningen Open Source in ihren Verwaltungen verankern. Diese Beispiele aus der Praxis können auch als Anregung oder Vorbild für andere Kommunen dienen, die sich intensiver mit Open Source Software in der Verwaltung befassen wollen.
Zentrale Strukturen
Um den verstärkten Einsatz von Open Source Software in der Verwaltung zu etablieren, müssen die notwendigen Anpassungen weit über die IT-Abteilung hinaus gehen. Weil jedes organisatorische System sehr individuell funktioniert und im jeweiligen Einzelfall betrachtet werden muss, bietet der Bericht an dieser Stelle keine Universallösung an. Er beschreibt vielmehr die Managementfelder von Verwaltungen und die vorhandenen und notwendigen Prozesse und erklärt, welche organisatorischen Möglichkeiten zur Verfügung stehen.
Der Bericht stellt zwei unterschiedliche Ansätze vor, nämlich eine rollenbasierte Herangehensweise und die Einrichtung eines Open Source Program Office (OSPO). Während sich der rollenbasierte Ansatz vor allem für kleine und mittelgroße Kommunen eignet, wird das OSPO besonders für größere Kommunen und die interkommunale Zusammenarbeit empfohlen.
Zusammenarbeit und Nachnutzung von Open Source Software
Ein gemeinsames Code-Repository dient als zentrale Plattform zur Speicherung, Verwaltung und Weiterentwicklung von Open Source Software, auf die alle Mitwirkenden zugreifen können. Für Verwaltungen besteht einer der großen Vorteile von Open Source Software darin, dass einmal entwickelte Anwendungen auch von anderen Verwaltungen genutzt werden können. In dem Bericht wird das Konzept eines Code-Repositories anhand der Plattform openCode vorgestellt. Diese vom Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) betriebene zentrale Plattform zum Austausch von Open Source Software speziell für die öffentliche Verwaltung soll sich bundesweit zum zentralen Anlaufpunkt entwickeln, wenn es darum geht, eine passende Open-Source-Lösung für einen spezifischen Bedarf in der Verwaltung zu finden und Entwicklungen und Verbesserungen anderen Nutzern zur Verfügung zu stellen.
Bericht steht unter Creative-Commons-Lizenz
Die KGSt hat auf 75 Seiten geballte Informationen zum Einsatz von Open Source in den Kommunen zusammengestellt, die nicht nur für Verwaltungsangestellte interessant sind.
Veröffentlicht wurde die Studie unter der Creative-Commons-Lizenz CC-BY-SA 4.0 und kann bei der KGSt oder direkt hier kostenlos heruntergeladen werden.
