| Auftraggeber | Open Source Business Alliance |
|---|---|
| Nutzer / Accounts | ca. 500 – 1.000 verwaltete Identitäten |
| Betriebsmodell | Cloud-bevorzugt (SaaS); VPS mit Root-Zugriff akzeptabel |
| Datenschutz | DSGVO-konform; Hosting in der EU |
| Ausganglage | Migration bestehender Open-Source-Infrastruktur |
1. Hintergrund & Zielsetzung
Die OSBA betreibt aktuell eine gewachsene Open-Source-Infrastruktur und sucht eine konsolidierte, moderne Plattform, die Identity-Management, Kommunikation, Kollaboration und Support-Prozesse integriert. Ziel der Ausschreibung ist es, Angebote für eine vollständige Ablösung der bestehenden Systeme zu erhalten.
2. Anforderungen
2.1 Identity & Access Management (IAM)
- Zentrales Identity-Management mit Unterstützung moderner Authentifizierungsprotokolle (OIDC, OAuth 2.0, SAML) und der Möglichkeit eigenständig Passwörter zu setzen
- Bereitstellung von Authentifizierungsdiensten für alle angebundenen Dienste (Humhub)
- Verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Nutzer, insbesondere Administratoren
- Gruppenbasierte Zugriffsverwaltung (Dateien, Dienste, Ressourcen)
- Verwaltung von ca. 500 – 1.000 Identitäten
2.2 E-Mail & Kommunikation
- Verwaltung von ca. 500 – 1.000 E-Mail-Adressen (Mixtur aus echten Postfächern und Aliassen/Weiterleitungen)
- Verwaltung und Betrieb von Mailinglisten mit direkter IAM-Anbindung (Gruppenmitgliedschaft steuert Listenmitgliedschaft)
- Verwaltung von Kontakten und Adressbüchern
2.3 Kalender
- Gemeinsame Kalender für Gruppen und Teams
- Mobil optimierter Zugriff (iOS & Android)
2.4 Dateiverwaltung & kollaboratives Arbeiten
- Datei- und Ordnerverwaltung mit gruppenbasierter Freigabe via IAM
- Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit (inkl. Markdown-Support)
- Chat (mit Abstimmungsfunktion, Gruppen, Emailbenachrichtigung)
2.5 Projektmanagement & Kollaboration
- Kanban-Boards, die innerhalb von Gruppen/Teams angelegt und geteilt werden können
- Skalierbares Videokonferenzsystem ohne fixe Lizenzplätze mit Features wie Whiteboard, Breakout Rooms, Timer, Webinaren, Moderatoren- und Gästelinks
2.6 Passwortmanager
- Organisationsweiter Passwortmanager mit OIDC-Anbindung an das zentrale IAM
2.7 Wissensmanagement
- Modernes kollaboratives Wissensmanagement-System (z.B. AFFiNE o.a.) mit OIDC-Anbindung und gruppenbasierter Zugriffskontrolle
3. Optionale Anforderungen
- Low-Code-/No-Code-Plattform zur Prozessautomatisierung (z. B. Workflow-Automatisierung, Formulare)
- Ticketsystem für (OSBA-internen) Support mit Zuweisung, Statusverfolgung und Kategorisierung
4. Technische & vertragliche Rahmenbedingungen
- DSGVO-Konformität ist zwingend; Datenverarbeitung und Hosting ausschließlich innerhalb der EU
- Bevorzugtes Betriebsmodell: Cloud/SaaS; alternativ Betrieb auf einem VPS mit administrativem Root-Zugriff durch die ausschreibende Organisation
- Vollständige Datenmigration aus der bestehenden Open-Source-Infrastruktur ist Bestandteil des Angebots
- Mobile Clients (iOS/Android) für alle Kerndienste sind per offenem Standard frei wählbar
- Offene Standards und Schnittstellen werden bevorzugt (z. B. CardDAV, CalDAV, IMAP, REST-API)
- Automatische und regelmäßige Backups außerhalb der Infrastruktur
- Angebote sollen Lizenz- bzw. Nutzungskosten, Migrationsaufwand und laufenden Support separat ausweisen
- Die Unterstützung offener Standards sowie die Bereitstellung als Freie Software fließen positiv in die Bewertung ein.
5. Angebotseinreichung
Angebote sind schriftlich einzureichen und sollten folgende Punkte umfassen:
- Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und Architektur
- Erfüllungsmatrix der genannten Anforderungen (Pflicht / Optional)
- Kostenaufstellung (einmalig / monatlich / jährlich)
- Referenzen vergleichbarer Projekte
- Angaben zum geplanten Migrationsvorgehen und Zeitrahmen
| Kontakt | Marius Quabeck |
|---|---|
| infrastruktur@osb-alliance.com | |
| Angebote bis | 31.08.2026 (verlängert, ursprünglich 20.08.2026) |
Wir freuen uns auf Ihr Angebot.
